A eficiência no trabalho está diretamente relacionada com a capacidade de uma pessoa se concentrar numa única tarefa sem dispersar a sua atenção na realização simultânea de vários projectos seguidos no escritório.
A multitarefa cria a ilusão de produtividade, ao passo que a conclusão consistente das tarefas traz resultados reais e reduz os níveis de stress dos funcionários, informa o .
A regra dos dois minutos estabelece que qualquer atividade que demore menos do que esse tempo deve ser feita imediatamente, sem a colocar numa lista de planos a longo prazo para a semana.
Pixabay
A acumulação de pequenas tarefas cria ruído mental que distrai dos objectivos estratégicos importantes e reduz a concentração geral do empregado.
As horas da manhã são consideradas as mais produtivas para análises complexas, pelo que a marcação de reuniões importantes para esta altura melhora a qualidade da tomada de decisões por parte da gestão da empresa. O biorritmo da maioria das pessoas está definido para estar ativo de manhã, o que é ignorado quando se agendam chamadas de trabalho caóticas para os empregados.
Um fim de semana de desintoxicação digital permite restaurar os recursos mentais esgotados pelas notificações constantes no ecrã do smartphone durante uma semana de trabalho de cinco dias no escritório.
A falta de contacto com os colegas durante o fim de semana não diminui o profissionalismo, mas aumenta a energia para novas realizações na segunda-feira de manhã.
A delegação de tarefas requer a definição clara de objectivos e o acompanhamento dos resultados intermédios para evitar que os empregados refaçam o trabalho à última hora antes de entregarem o projeto.
O gestor deve confiar na equipa, mas a verificação dos pontos-chave continua a ser uma medida necessária para manter os padrões de qualidade na organização empresarial.
A realização de pausas é obrigatória para manter uma concentração elevada, pelo que o método do tomate sugere a alternância regular de vinte e cinco minutos de trabalho com cinco minutos de descanso. Uma posição sentada prolongada sem movimento reduz a circulação sanguínea e prejudica a capacidade cognitiva, conduzindo a erros nos documentos e nos cálculos financeiros.
A verificação do correio eletrónico é feita de acordo com um horário e não em tempo real, para que os pop-ups constantes não interrompam o fluxo de pensamentos durante a redação de relatórios importantes.
Os espaços dedicados à comunicação estruturam o dia e permitem um mergulho mais profundo em tarefas que exigem rigor intelectual e criatividade humana.
O local de trabalho deve ser organizado de modo a que todas as ferramentas necessárias estejam ao alcance dos braços, sem que seja necessário levantar-se frequentemente da cadeira durante o trabalho. Os movimentos desnecessários acumulam-se ao longo do dia em quilómetros de viagem que roubam tempo e energia ao profissional que se dedica ao trabalho mental no escritório.
A visualização dos objectivos num quadro branco ou numa aplicação ajuda a manter o foco no que é importante quando a rotina atual tenta arrastar o empregado para um círculo interminável de pequenas responsabilidades diárias.
O progresso visível motiva a continuar a avançar, mesmo quando o entusiasmo inicial se desvanece sob a pressão dos prazos e das exigências dos clientes da empresa.
A rejeição do perfeccionismo permite que os projectos sejam concluídos a tempo, uma vez que a procura da perfeição conduz frequentemente a revisões intermináveis e à rutura dos acordos estabelecidos com o cliente do serviço.
Um produto acabado é melhor do que um rascunho perfeito, pelo que o equilíbrio entre qualidade e rapidez é considerado uma competência fundamental para um gestor de sucesso em qualquer área.
A aprendizagem de novas competências exige a afetação de tempo fixo no horário, caso contrário, a constante ocupação não deixará recursos para o crescimento profissional e o desenvolvimento de competências pessoais.
A carreira avança mais rapidamente para aqueles que investem em si próprios, apesar do elevado volume de trabalho diário com as principais responsabilidades profissionais.
A atividade física à hora do almoço reinicia o cérebro melhor do que o café, uma vez que o movimento oxigena o sangue e liberta a tensão acumulada nos músculos das costas.
Um estilo de vida sedentário é mau para a saúde, por isso, uma caminhada ou um treino ligeiro torna-se uma obrigação no horário de cuidados pessoais de um trabalhador.
Um plano noturno para o dia seguinte é feito antes de ir para a cama, para que a manhã comece com ação, em vez de pensar em prioridades e tarefas urgentes no escritório. A clareza das tarefas reduz a ansiedade, permitindo que o corpo tenha uma noite de descanso completa sem se preocupar com o esquecimento de chamadas importantes ou reuniões com parceiros.
A automatização de processos de rotina através de serviços e scripts liberta horas de vida que podem ser passadas a relaxar ou a conversar com os entes queridos em casa à noite.
A tecnologia foi concebida para ajudar as pessoas, pelo que ignorar as ferramentas disponíveis é considerado um erro que conduz ao esgotamento e à perda de interesse pela profissão.
O feedback dos colegas ajuda a corrigir o rumo do trabalho, pelo que as reuniões regulares para discutir o progresso devem fazer parte da cultura empresarial de qualquer empresa que se preze.
O isolamento da equipa conduz a erros que poderiam ter sido evitados numa fase inicial de discussão conjunta da estratégia de desenvolvimento do projeto na empresa.
A energia gere o tempo, pelo que as tarefas que exigem o máximo esforço são planeadas para os picos de atividade pessoal e as tarefas rotineiras são deixadas para os períodos em que a energia do trabalhador está baixa.
Ignorar a própria condição leva a uma diminuição da eficiência quando uma pessoa tenta trabalhar através da força sem ter em conta as necessidades biológicas do corpo.
O repouso deve ser de alta qualidade e adequado, uma vez que dormir menos de sete horas reduz a função cognitiva e aumenta o risco de o gestor tomar decisões empresariais erradas.
A recuperação de recursos é considerada um investimento na produtividade e não uma perda de tempo que pode ser cortada com o objetivo de completar mais tarefas hoje.
O equilíbrio entre a vida profissional e a vida privada é conseguido através de uma escolha consciente das prioridades, quando a carreira não substitui todas as outras áreas da existência de uma pessoa no mundo moderno.
A harmonia traz uma satisfação que não pode ser comprada com dinheiro ganho à custa da saúde e das relações com os membros da família que rodeiam o trabalhador.
Subscrever: 
Ler também
- O que acontece quando se cozinha bem: truques culinários que poupam tempo e dinheiro na cozinha
- Como deve arrumar: truques escondidos que mudam a sua forma de limpar para sempre
